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Manual de políticas

by | Dec 14, 2021 | Sin categoría

POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y TRATAMINETOS EN MATERIA DE  PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES 

BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA. 

Versión 1.0  

Octubre 30 de 2016

 

  1. INTRODUCCIÓN 
  2. DEFINICIONES 

Contenido 

  1. PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES  
  2. PARTE II. DERECHOS Y DEBERES  
  3. PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD  
  4. PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL  TITULAR DE LA INFORMACIÓN  
  5. PARTE V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN  8. PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES  
  6. ANEXOS 

Introducción 

A continuación se enuncian las políticas de Tratamiento de información que  rigen la actividad desarrollada por BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB  LTDA. Y el manejo de sus bases de datos. El presente documento se  desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan  disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual  todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales,  deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para  garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el  efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.  

Toda la información recibida por BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB  LTDA a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales  o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes,  proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se  rige por las siguientes políticas de uso.  

Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es  porque ha tenido o mantiene una relación comercial con BODY HEALTH AND  BEAUTY GYM BHB LTDA, o porque ha entregado sus datos de manera  voluntaria en eventos y actividades desarrollados por BODY HEALTH AND  BEAUTY GYM BHB LTDA, o directamente en nuestras oficinas.  

Información del responsable del tratamiento de los datos:  

– BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA identificada con NIT:  830.092.923-1

DEFINICIONES 

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad  vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las  siguientes definiciones: 

  1. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular  para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 
  2. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el  Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales,  mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de  tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a  las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos  personales.  
  3. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea  objeto de tratamiento.  
  4. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse  a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  
  5. DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.  Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado  civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o  de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar  contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas  y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que  no estén sometidas a reserva.  
  6. DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan  la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, 

tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las  convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,  organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses  de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de 1  Las definiciones incluidas en este documento son tomadas de la  normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos  personales. partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la  salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

  1. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o  privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de  datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.  

PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES 

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado  teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la  cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”  y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581  de 2012”.  

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al  tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje BODY  HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA. 

ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual  el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012,  que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los  datos de carácter personal que realiza BODY HEALTH AND BEAUTY GYM  BHB LTDA.  

ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. BODY HEALTH AND  BEAUTY GYM BHB LTDA., aplicará las políticas y procedimientos contenidos  en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de  decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración  de la sociedad.  

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS  PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley,  se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:  

  1. a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos  por BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA debe ser informada  al Titular.  
  2. b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el  consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos  personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización,  o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.  
  3. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento  debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y  comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,  incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
  4. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el  derecho del Titular a obtener del Responsable en cualquier momento y  
  5. e) sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le  conciernan.  
  6. f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo  la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros  medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea  técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a  los titulares o terceros autorizados.  
  7. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del  Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y  administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los  registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado o fraudulento.  
  8. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el  tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos  están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive  después de finalizada su relación con alguna de las labores que  comprende el tratamiento.  

PARTE II. DERECHOS Y DEBERES 

ARTÍCULO 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De  conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos  personales tiene los siguientes derechos: 

  1. Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de  ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial,  inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea  prohibido o no autorizado.  
  2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el  tratamiento de los Datos Personales.  
  3. Ser informado por BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA del uso  que se le han dado a los Datos Personales.  
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el  caso en que haya una violación por parte de BODY HEALTH AND BEAUTY  GYM BHB LTDA, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto  1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o  complementen, de conformidad con  

las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el  artículo 16 Ley 1581 de 2012.  

  1. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos  personales 
  2. Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación  implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo  con lo solicitado por el titular en las bases de datos de BODY HEALTH AND  BEAUTY GYM BHB LTDA. Es importante tener en cuenta que el derecho  de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del  mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer  en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones

judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos  que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por  el titular. 

  1. Tener acceso a los Datos Personales que el Concesionario y/o BODY  HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA hayan recolectado y tratado.  

ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: En  calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de  conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, BODY HEALTH AND  BEAUTY GYM BHB LTDA, se compromete a cumplir con los siguientes  deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:  

  1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo  ejercicio del derecho de habeas data;  
  2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los  derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; 
  3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para  impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o  fraudulento;  
  4. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la  información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley  1581 de 2012;  
  5. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;  
  6. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se  presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la  administración de la información de los Titulares.  
  7. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia  de Industria y Comercio. 
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial”  una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos  judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;  

10.Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el  titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de  Industria y Comercio;  

11.Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.  12.Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos  mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan  efectivos sus derechos.  

PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD 

ARTICULO 8. AUTORIZACIÓN. BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB  LTDA, en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha  dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los  titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento  de dicha autorización.  

ARTICULO 9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACION. El Tratamiento de los datos  personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de BODY HEALTH AND  BEAUTY GYM BHB LTDA, con la siguiente finalidad: Medir niveles de  satisfacción, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas,  Realizar Recordatorio para Renovaciones, Ejecutar Campañas de Fidelización,  Enviar Invitaciones a eventos, rifas, Realizar actualización de datos,  ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de la marca BODY  HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA.

ARTÍCULO 10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA  AUTORIZACIÓN. En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de  autorización que ha definido BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA,  para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será  obtenida por alguno de los siguientes medios: a. Cotizaciones, b. Facturas de  Venta, c. Actividades de Mercadeo, d. Eventos, e. Órdenes de servicio, f.  Medios digitales. 

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD. En el Anexo 2 de este documento se  presenta el formato de aviso de privacidad definido por BODY HEALTH AND  BEAUTY GYM BHB LTDA.  

PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS  DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN 

ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A  PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Los titulares  de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de  manera gratuita, previa acreditación de su identidad.  

La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: Correo  electrónico: bhbgym@gmail.com o contactando al administrador (Área de  Servicio al Cliente) en Bogotá: 4125231, Cel. 3188274533. 

PARTE V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA  INFORMACIÓN 

ARTÍCULO 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA  INFORMACIÓN. Para el almacenamiento de los datos, la Compañía cuenta 

con una técnica de encriptación de datos personales y la transmisión de los  datos a los encargados, se hace con archivos protegidos con contraseña. Los  accesos a los sistemas están protegidos con un alto nivel de seguridad en la  autenticación y autorización. Las bases de datos están alojadas en los Equipo  

de la Empresa que otorgan altos niveles de integridad, confidencialidad y  disponibilidad.  

PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES  

ARTÍCULO 14. DESIGNACIÓN. BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB  LTDA, designa al Área de Servicio al Cliente o quien haga sus veces, para  cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar  trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como  titular de la información.  

ARTÍCULO 15. VIGENCIA DEL MANUAL. El presente manual rige a partir de  Octubre de 2014. 

ANEXO 1 

AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de  2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos  personales: Nombres y apellidos, documento de identificación, género,  dirección, ciudad, departamento, teléfonos, celular, fecha de nacimiento, correo  electrónico, Medicamentos, tratamientos médicos y terapeuticos (en adelante  los “Datos Personales”) a nombre del BODY HEALTH AND BEAUTY GYM  BHB LTDA. En los términos de las definiciones de la Ley 1581 de 2012, BODY  HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA. actúa como responsable del  tratamiento de mis Datos Personales y el BODY HEALTH AND BEAUTY GYM  BHB LTDA. actúa como encargado del tratamiento de mis datos personales.  

Doy mi autorización expresa para que BODY HEALTH AND BEAUTY GYM  BHB LTDA. recolecten y de cualquier otra manera traten mis Datos Personales  para las siguientes finalidades: Medir niveles de satisfacción, Comunicar  Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorio para  Renovaciones, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a  eventos, rifas, Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos y  servicios, comunicar noticias de la marca BODY HEALTH AND BEAUTY GYM  BHB LTDA. 

Con la firma del contrato y seleccionado la opción, autorizo a que mis Datos  Personales sean recolectados y tratados de conformidad con la política de  privacidad o política de tratamiento de la información de Medir niveles de  satisfacción, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas,  Realizar Recordatorio para Renovaciones, Ejecutar Campañas de Fidelización,  Enviar Invitaciones a eventos, rifas, Realizar actualización de datos,  ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de la marca BODY

HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA. , la cual está disponible en la sede  del gimnasio a disposición. 

En relación con los Datos Personales recolectados y tratados y de acuerdo con  la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo  los siguientes derechos:  

  • Conocer, actualizar y corregir mis Datos Personales. Puedo ejercer este  derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta,  incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o  no autorizado.  
  • Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el  tratamiento de mis Datos Personales.  
  • Ser informado por el BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA del uso  que se le han dado a mis Datos Personales.  
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso  en que haya una violación por parte del BODY HEALTH AND BEAUTY GYM  BHB LTDA, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de  2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de  conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad  establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.  
  • Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de mis Datos  Personales.  
  • Solicitar ser eliminado de su base de datos. 
  • Tener acceso a mis Datos Personales que el BODY HEALTH AND BEAUTY  GYM BHB LTDA hayan recolectado y tratado.  

Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, realizar consultas o  reclamos relacionados con mis Datos Personales, puedo contactar al Área de  Servicio al cliente en bhbgym@gmail.com o a los teléfonos Bogotá: 4125231, 3188274533.

AVISO DE PRIVACIDAD  

ANEXO 2 

Responsable: BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB LTDA identificada con  NIT: 830.092.823-1 

De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los  datos personales que usted nos ha entregado, como cliente o prestador de  bienes y servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con  la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Comunicar Campañas  promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorio para Renovaciones,  Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas,  Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos y servicios,  comunicar noticias de la marca BODY HEALTH AND BEAUTY GYM BHB  LTDA. El manejo de dichos datos se hará de acuerdo a lo establecido en el  “Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos  Personales”, que contiene las políticas establecidas por nuestra Empresa para  el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del  Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que  reposan en nuestra base de datos, así como a reclamar al responsable y  revocar la autorización para su uso. Dicho manual puede ser consultado en la  página web: www.bhbgym.com.